Zapytanie ofertowe.
Sucha Beskidzka, dnia 10.04.2017 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE
Dotyczy: przeprowadzenia audytu zewnętrznego w zakresie:
Działalności finansowej i statutowej Małopolskiej Sieci LGD za okresy sprawozdawcze
od 01.01.2012 r. do 31.12.2016 r.
I. Zamawiający:
Małopolska Sieć LGD
ul. Sądelska 55
34-531 Murzasichle
NIP: 5512556097, KRS: 0000326253
II. Opis usługi:
Audyt zostanie przeprowadzony na podstawie analizy dokumentów finansowych i statutowych działalności Małopolskiej Sieci LGD za okres sprawozdawczy od 01.01.2012 r. do 31.12.2016 r. Z audytu wyłącza się projekt realizowany od 01.07.2014 r. do 30.06.2015 r. pt. „Teraz czas na Małopolską Sieć LGD” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V, działanie 5.4. poddziałanie 5.4.2.
Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadań były prawidłowo kwalifikowalne, a zadania realizowano zgodnie z przepisami prawa.
-
Audytorzy, w tym biegły rewident, dokonają oceny dokumentów statutowych, finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Małopolską Sieć LGD. Podczas audytu badana będzie wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych dokumentach związanych z realizowanymi zadaniami w okresach sprawozdawczych przez Małopolską Sieć LGD.
-
W ramach audytu badaniu zostaną poddane w szczególności:
-
księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych,
-
dowody księgowe stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
-
zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane do rozliczeń czy są zgodne ze stanem rzeczywistym realizowanych zadań (w tym, czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową stowarzyszenia na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych, według stanu na dzień sporządzania sprawozdań bilansowych, a także czy odpowiadają wymogom zawartym w obowiązujących przepisach prawa),
-
dokumentacja organizacji tj. uchwały, zarządzenia, rejestry uchwał lub zarządzeń, procedury, protokoły z posiedzeń.
-
Audyt obejmuje w szczególności:
-
weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania w okresach sprawozdawczych poddanych audytowi, w tym m.in.:
-
weryfikację wszystkich oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadań w okresach sprawozdawczych objętych audytem, w tym weryfikację opisu dowodów (klauzul) zgodnie z warunkami wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości oraz polityki rachunkowości, na podstawie której ewidencja księgowa w stowarzyszeniu jest prowadzona;
-
ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy były zasadne i oszczędne, czy były związane z realizacją zadań stowarzyszenia, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadań co wynika z art. 44 ustawy o finansach publicznych w przypadku obowiązywania przepisów tej ustawy do wydatków publicznych);
-
kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanych zadań za okresy sprawozdawcze;
-
sprawdzenie, czy prowadzona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadań w okresach sprawozdawczych była zgodna z zasadami określonymi w polityce rachunkowości stowarzyszenia;
-
sprawdzenie statusu podatkowego i zasady rozliczania bądź korzystania z zwolnienia opodatkowania (w szczególności w zakresie podatku VAT);
-
weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
-
weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
-
weryfikację sposobu monitorowania realizowanych zadań przez stowarzyszenie w tym (osiąganie celów zakładanych wskaźników oraz rezultatów), dotrzymanie terminowości realizacji działań jakie podejmowano;
-
ocenę prawidłowości zakupów, dostaw i usług pod względem gospodarności i celowości, oszczędności, racjonalności, uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów poprzez metody i środki służące osiąganiu zakładanych celów. (Zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych).
-
weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami wynikającymi z potrzeb społecznych, dla których Małopolska Sieć LGD realizuje zadania;
-
weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji z realizowanych zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych;
-
weryfikację dokumentacji organizacji tj. uchwał, zarządzeń, rejestrów uchwał lub zarządzeń, procedur, protokołów z posiedzeń;
-
sprawdzenie poziomu wdrażania zaleceń po przeprowadzonych kontrolach oraz usuwania uchybień, jakie były wykryte.
-
Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011r., Nr 5, poz. 23).
-
Audyt będzie przeprowadzany na podstawie ustawy o finansach publicznych
z uwzględnieniem przepisów wykonawczych wynikających z Rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 04.09.2015r., w tym w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015r., poz. 1480 z późn. zm.) oraz z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w 2015r. w sposób określony w Komunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17.06.2013r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych. Załącznik do Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17.06.2013r. (poz. 15) Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z dnia 17.07.2013r. , Nr 2, poz. 15).
-
W badaniu audytowym będzie stosowana pełna metoda badań dokumentów dotyczących udzielania zamówień publicznych w związku z wykonywanymi zadaniami statutowymi stowarzyszenia. W procesie audytu zostanie w szczególności uwzględniony sposób ewidencjonowania w ewidencji księgowej beneficjenta środków finansowych otrzymywanych na realizacji różnych zadań statutowych oraz sposób wydatkowania na finansowanie zadań w związku z ich realizacją.
-
Przedmiotem audytu będzie ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów:
-
legalności (zgodności z prawem) – czy jednostka prowadziła działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
-
rzetelności (zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym) – ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych były opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanych zadań i czy były sprawdzane przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednich pracowników oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniały rzetelne, jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki;
-
celowości – polega na badaniu czy działalność jednostki była, w poszczególnych okresach sprawozdawczych poddanych audytowi, zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności;
-
gospodarności – pozwala na ocenę, czy zadania jednostki realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie. Obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według przepisów czy wprowadzono do obowiązywania procedury kontroli procesów związanych z gospodarowaniem mieniem. Zwrócona zostanie uwaga na procesy zarządzania ryzykiem oraz kontrola gromadzenia środków.
-
Celem audytu jest uzyskanie przez Jednostkę Audytowaną racjonalnego zapewnienia o prawidłowości realizowanych zadań bieżących, w szczególności ich finansowania. Przeprowadzany audyt musi doprowadzić do potwierdzenia o zgodności wydatków na realizowane zadania w badanych okresach sprawozdawczych.
-
Metodyka badań zostanie połączona z całym procesem realizacji zadań (dokumenty źródłowe). Audytorzy zwrócą uwagę na tryb wyłaniania wykonawców, w tym przestrzegania przepisów wynikających z ustawy – Prawo zamówień publicznych, w związku z wykonywaniem zadań. Uwzględniają ustalenia zawarte w kontrolach dokonywanych w związku z realizacją zadań jakie były realizowane. Następnie sprawdzone będą sposoby rozliczeń finansowych, ich zgodności z prawem i umowami zawieranymi z wykonawcami.
-
Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu, Kodeksem Etyki w zakresie podejmowanych działań dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności:
-
Wytycznymi dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego w zakresie zadań realizowanych w ramach środków publicznych, przepisy krajowe, głównie:
-
Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.)
-
Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 707 z późn. zm.)
-
Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. 2013r., poz. 330 z późn. zm.)
-
Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011r., Nr 5, poz. 23)
-
Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego i wolontariacie (tj. Dz. U. z 2014r., poz. 1118 z późn. zm.)
-
Ustawy z dnia 7 maja 2009r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze finansowym (Dz. U. z 2009r., Nr 77, poz. 649)
-
Badanie szczegółowe dotyczą:
-
zgodności realizacji zadań z przepisami prawa (m.in. przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, Prawo zamówień publicznych),
-
realizacji zadań z dokumentami programowymi (program regionalny, wytyczne, instrukcje, procedury),
-
realizacji zadań na podstawie umów oraz sposobem aneksowania,
-
poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmującą w szczególności sprawdzenie czy Beneficjent prawidłowo stosował ustawę – Prawo zamówień publicznych, w szczególności w okresie od realizacji zadań w określonych okresach sprawozdawczych,
-
zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją,
-
sposobu monitorowania osiągania celów projektu, w okresie realizacji zadań,
-
wiarygodności sprawozdań z realizacji zadań ze stanem faktycznym, tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we sprawozdawczości,
-
realizacji zakładanych poziomów wskaźników w okresie realizacji zadań,
-
wdrażania zaleceń po przeprowadzonych kontrolach zakwalifikowania wydatków z nimi związanych (jeżeli takie były stwierdzone),
-
sposobu monitorowania osiągania celów, w okresie realizacji zadań,
-
realizacji zakładanych poziomów wskaźników, w okresie realizacji zadań w okresach sprawozdawczych,
-
oceny innych wskaźników, jeżeli miały wpływ na realizację zadań (rentowości, racjonalności i gospodarności), w okresie realizacji zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych.
Analiza dokumentów dotycząca zgodności realizacji zadań i zarządzania środkami publicznymi, jeżeli Małopolska Sieć LGD takimi dotacjami na realizację zadań publicznych dysponowała na podstawie art. 4 ustawy o finansach publicznych.
Kryteria i dokumenty: wytyczne ustanawiające przepisy ogólne dotyczące realizacji zadań przez stowarzyszenie:
-
Finansowa realizacja zadań w okresach sprawozdawczych, analiza dokumentów w zakresie:
-
ewidencjonowania dokumentów zgodnie z zasadami,
-
oznaczania i identyfikowania segregatorów i dokumentów w ich kompletowanych,
-
znakowania dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych,
-
sprawdzenia procedur zarządzania środkami finansowymi zapewniającymi rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,
-
sprawdzenia, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują rzetelność podejmowanych decyzji oraz ich zgodność z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,
-
badania poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie ewidencji księgowej),
-
sprawdzenia zgodności sprawozdań z realizacją zadań,
-
oceny prawidłowości i wiarygodności poniesionych faktycznie wydatków. Zasadność, celowość i oszczędność, zgodne z zapisami w planach finansowych, w terminie realizacji zadań, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach,
-
kontroli formalnej faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami,
-
weryfikowania kwalifikowalności poniesionych wydatków (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie),
-
sprawdzenia sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta,
-
badanie zgodności kwot wynikających z zestawień dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
-
kontroli zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 2009r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.)
-
sprawdzenia, czy prowadzona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektów zgodnie z zasadami określonymi dla programu,
-
statusu podatkowanego Zamawiającego (Beneficjenta),
-
sprawdzenia kwalifikowalności prawa podatkowego stwierdzającego możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanych zadań,
-
sprawdzenia utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu księgowego dla odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją zadań przez stowarzyszenie.
Badanie poprzez sprawdzenie i porównanie zgodności.
-
Test rzeczywisty. Analizy wiarygodności określonych informacji, sprawozdania, sprawdzenie nadzoru nad realizacją zadań i tworzonymi dokumentami sprawozdawczymi, w tym rzeczowa realizacja zadań. Wizyta w miejscach realizacji zadań w okresie realizacji zadań w miarę potrzeb.
-
Sprawozdanie funkcjonowania, przekazywanie informacji. Tworzenie sprawozdawczości, wniosków z użytkowania, w tym przydatności majątku, analiza i podejmowanie działań w sprawie przewidywania możliwości wystąpienia ryzyka. Sprawdzenia funkcjonowania, przekazywanie informacji. Tworzenie sprawozdawczości, analiza i podejmowanie działań w sprawie przewidywania możliwości wystąpienia ryzyka. Metody ich ograniczenia, kryteria. Sprawdzenie dotyczy:
-
zgodności realizacji zadań,
-
potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działalności,
-
porównywanie informacji w różnych dokumentach, ich zgodności w całych procesach realizowanych zadań,
-
metody ich ograniczenia, kryteria w okresie realizacji zadań przez stowarzyszenie,
-
zgodności realizacji zadań z dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, jeżeli został w ramach podejmowanych działań zakupiony,
-
potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych,
-
porównywanie informacji w różnych dokumentach, ich zgodności w całych procesach realizowanych zadań. Analiza treści w przejściowych świadectwach płatności. Zapisy w umowach z podwykonawcami jeżeli taki sposób realizacji zadań był stosowany,
-
porównanie dokumentów z procesami realizowanych zadań.
Badania pełne. Mogą być stosowane progi informacji o poziom ufności: 0-100. Porównywanie sprawozdań z odpowiednimi dokumentami źródłowymi (faktury, protokoły odbioru itp.). Rzeczywista realizacja zadań w okresie realizacji. Rozmowy audytorów z pracownikami uczestniczącymi w procesach realizowanych zadań w okresach sprawozdawczych poddanych analizie. Rozmowy o dokumentach i na podstawie dokumentów.
III. Termin wykonywania usługi:
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 04.05.2017 r. do 09.06.2017 r.
IV. Miejsce przeprowadzenia audytu:
Audyt należy przeprowadzić w biurze Zamawiającego tj.: 32-340 Wolbrom, ul. Skalska 20
V. Opis sposobu wykonywania oferty:
Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
Oferta powinna:
- zawierać nazwę oferenta,
- być opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP
- być podpisana przez wykonawcę.
VI. Miejsce oraz termin składania ofert:
-
Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: listownie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub dostarczona osobiście na adres Zespołu ds. Audytu powołanego na Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Małopolskiej Sieci LGD w Bukowinie Tatrzańskiej w dniu 24.03.2017 r. tj.:
Stowarzyszenie LGD „Podbabiogórze”, ul. Mickiewicza 19, 34-200 Sucha Beskidzka
w terminie od dnia 11.04.2017 r. do dnia 25.04.2017 r. do godz. 16.00
-
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
-
Oferent może przed upływem terminu zmienić lub wycofać ofertę.
-
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących złożonych ofert.
-
Złożenie Oferty nie jest równoznaczne z zawarciem umowy.
-
W toku badań i oceny złożonych ofert, Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
-
Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.
VII. Ocena ofert:
-
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
Cena – 100%
VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie lub e-mailowo.
IX. Załączniki:
Wzór formularza ofertowego.
Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy o Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie jest wysyłane do potencjalnych oferentów, oraz zamieszczane na stronach internetowych Członków Małopolskiej Sieci LGD, celem wybrania najkorzystniejszej oferty. Zapytanie ofertowe służy rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Stowarzyszenia do złożenia Zamówienia.
Strona główna