Zapytanie ofertowe.

Sucha Beskidzka, dnia 10.04.2017 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

Dotyczy: przeprowadzenia audytu zewnętrznego w zakresie:

Działalności finansowej i statutowej Małopolskiej Sieci LGD za okresy sprawozdawcze

 od 01.01.2012 r. do 31.12.2016 r.

I. Zamawiający:

Małopolska Sieć LGD

ul. Sądelska 55

34-531 Murzasichle

NIP:    5512556097, KRS: 0000326253

II. Opis usługi:

Audyt zostanie przeprowadzony na podstawie analizy dokumentów finansowych i statutowych działalności Małopolskiej Sieci LGD za okres sprawozdawczy od 01.01.2012 r. do 31.12.2016 r. Z audytu wyłącza się projekt realizowany od 01.07.2014 r. do 30.06.2015 r. pt. „Teraz czas na Małopolską Sieć LGD” w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V, działanie 5.4. poddziałanie 5.4.2.

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione  w ramach realizacji zadań były prawidłowo kwalifikowalne, a zadania realizowano zgodnie z przepisami prawa.

1. Audytorzy, w tym biegły rewident, dokonają oceny dokumentów statutowych, finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Małopolską Sieć LGD. Podczas audytu badana będzie wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych dokumentach związanych  z realizowanymi zadaniami w okresach sprawozdawczych przez Małopolską Sieć LGD.
2. W ramach audytu badaniu zostaną poddane w szczególności:

• księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych,
• dowody księgowe stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
• zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane do rozliczeń czy są zgodne ze stanem rzeczywistym realizowanych zadań (w tym, czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową stowarzyszenia na koniec poszczególnych okresów sprawozdawczych, według stanu na dzień sporządzania sprawozdań bilansowych, a także czy odpowiadają wymogom zawartym w obowiązujących przepisach prawa),
• dokumentacja organizacji tj. uchwały, zarządzenia, rejestry uchwał lub zarządzeń, procedury, protokoły z posiedzeń.
• Audyt obejmuje w szczególności:
• weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania w okresach sprawozdawczych poddanych audytowi, w tym m.in.:
• weryfikację wszystkich oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadań w okresach sprawozdawczych objętych audytem, w tym weryfikację opisu dowodów (klauzul) zgodnie z warunkami wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości oraz polityki rachunkowości, na podstawie której ewidencja księgowa w stowarzyszeniu jest prowadzona;
• ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy były zasadne i oszczędne, czy były związane z realizacją zadań stowarzyszenia, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadań co wynika z art. 44 ustawy o finansach publicznych w przypadku obowiązywania przepisów tej ustawy do wydatków publicznych);
• kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.),  w części dotyczącej audytowanych zadań za okresy sprawozdawcze;
• sprawdzenie, czy prowadzona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadań w okresach sprawozdawczych była zgodna  z zasadami określonymi w polityce rachunkowości stowarzyszenia;
• sprawdzenie statusu podatkowego i zasady rozliczania bądź korzystania z zwolnienia opodatkowania (w szczególności w zakresie podatku VAT);
• weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu;
• weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych  o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997r.  o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002r., Nr 101, poz. 926 z późn. zm.);
• weryfikację sposobu monitorowania realizowanych zadań przez stowarzyszenie   w tym (osiąganie celów zakładanych wskaźników oraz rezultatów), dotrzymanie terminowości realizacji działań jakie podejmowano;
• ocenę prawidłowości zakupów, dostaw i usług pod względem gospodarności i celowości, oszczędności, racjonalności, uzyskiwania najlepszych efektów  z danych nakładów poprzez metody i środki służące osiąganiu zakładanych celów. (Zamawiający nie jest zobligowany do stosowania ustawy – Prawo zamówień publicznych).
• weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami wynikającymi z potrzeb społecznych, dla których Małopolska Sieć LGD realizuje zadania;
• weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji z realizowanych zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych;
• weryfikację dokumentacji organizacji tj. uchwał, zarządzeń, rejestrów uchwał lub zarządzeń, procedur, protokołów z posiedzeń;
• sprawdzenie poziomu wdrażania zaleceń po przeprowadzonych kontrolach oraz usuwania uchybień, jakie były wykryte.

3. Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011r., Nr 5, poz. 23).
4. Audyt będzie przeprowadzany na podstawie ustawy o finansach publicznych

z uwzględnieniem przepisów wykonawczych wynikających z Rozporządzeń Ministra Finansów z dnia 04.09.2015r., w tym w sprawie audytu wewnętrznego oraz informacji o pracy i wynikach tego audytu (Dz. U. z 2015r., poz. 1480 z późn. zm.) oraz z uwzględnieniem przepisów obowiązujących w 2015r. w sposób określony w Komunikacie Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17.06.2013r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych. Załącznik do Komunikatu Nr 2 Ministra Finansów z dnia 17.06.2013r. (poz. 15) Międzynarodowe Standardy Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego (Dziennik Urzędowy Ministra Finansów z dnia 17.07.2013r. , Nr 2, poz. 15).

4. W badaniu audytowym będzie stosowana pełna metoda badań dokumentów dotyczących udzielania zamówień publicznych w związku z wykonywanymi zadaniami statutowymi stowarzyszenia. W procesie audytu zostanie w szczególności uwzględniony sposób ewidencjonowania w ewidencji księgowej beneficjenta środków finansowych otrzymywanych na realizacji różnych zadań statutowych oraz sposób wydatkowania na finansowanie zadań w związku z ich realizacją.
5. Przedmiotem audytu będzie ocena stanu faktycznego na podstawie następujących kryteriów:

• legalności (zgodności z prawem) – czy jednostka prowadziła działalność zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa;
• rzetelności (zgodności dokumentacji ze stanem faktycznym) – ustalenia, czy wszystkie operacje gospodarcze są właściwie udokumentowane, czy dowody księgowe będące podstawą zapisu w księgach rachunkowych były opisywane w sposób umożliwiający identyfikację zrealizowanych zadań i czy były sprawdzane przed ich zaksięgowaniem przez odpowiednich pracowników oraz czy stosowane w jednostce zasady rachunkowości zapewniały rzetelne, jasne przedstawianie sytuacji majątkowej i finansowej jednostki;
• celowości – polega na badaniu czy działalność jednostki była, w poszczególnych okresach sprawozdawczych poddanych audytowi, zgodna z przyjętymi celami, wynikającymi z zatwierdzonych planów działalności;
• gospodarności – pozwala na ocenę, czy zadania jednostki realizowane są oszczędnie, wydajnie i efektywnie. Obowiązuje tu zasada maksymalizacji efektów z poniesionych nakładów finansowych z równoczesną ich minimalizacją w sposób umożliwiający terminową realizację zadań oraz w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań. Według przepisów czy wprowadzono do obowiązywania procedury kontroli procesów związanych z gospodarowaniem mieniem. Zwrócona zostanie uwaga na procesy zarządzania ryzykiem oraz kontrola gromadzenia środków.

6. Celem audytu jest uzyskanie przez Jednostkę Audytowaną racjonalnego zapewnienia o prawidłowości realizowanych zadań bieżących, w szczególności ich finansowania. Przeprowadzany audyt musi doprowadzić do potwierdzenia o zgodności wydatków na realizowane zadania w badanych okresach sprawozdawczych.
7. Metodyka badań zostanie połączona z całym procesem realizacji zadań (dokumenty źródłowe). Audytorzy zwrócą uwagę na tryb wyłaniania wykonawców, w tym przestrzegania przepisów wynikających z ustawy – Prawo zamówień publicznych, w związku z wykonywaniem zadań. Uwzględniają ustalenia zawarte w kontrolach dokonywanych w związku z realizacją zadań jakie były realizowane. Następnie sprawdzone będą sposoby rozliczeń finansowych, ich zgodności z prawem i umowami zawieranymi z wykonawcami.
8. Audyt będzie przeprowadzony zgodnie z uznawanymi międzynarodowymi standardami audytu, Kodeksem Etyki w zakresie podejmowanych działań dla zapewnienia realizacji celów i zadań w sposób zgodny z prawem, efektywny, oszczędny i terminowy, w szczególności:

• Wytycznymi dotyczącymi standardów audytu zewnętrznego w zakresie zadań realizowanych w ramach środków publicznych, przepisy krajowe, głównie:
• Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 885 z późn. zm.)
• Ustawy z dnia 29 stycznia 2004r. – Prawo zamówień publicznych (tj. Dz. U.  z 2013r., poz. 707 z późn. zm.)
• Ustawy z dnia 29 września 1994r. o rachunkowości (tj. Dz. U. 2013r., poz. 330 z późn. zm.)
• Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego stanowiące załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011r., Nr 5, poz. 23)
• Ustawy z dnia 24 kwietnia 2003r. o działalności pożytku publicznego                   i wolontariacie (tj. Dz. U. z 2014r., poz. 1118 z późn. zm.)
• Ustawy z dnia 7 maja 2009r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań finansowych oraz nadzorze finansowym (Dz. U. z 2009r., Nr 77, poz. 649)

9. Badanie szczegółowe dotyczą:

• zgodności realizacji zadań z przepisami prawa (m.in. przepisy o rachunkowości oraz o finansach publicznych, Prawo zamówień publicznych),
• realizacji zadań z dokumentami programowymi (program regionalny, wytyczne, instrukcje, procedury),
• realizacji zadań na podstawie umów oraz sposobem aneksowania,
• poprawności udzielania zamówień publicznych, obejmującą w szczególności sprawdzenie czy Beneficjent prawidłowo stosował ustawę – Prawo zamówień publicznych, w szczególności w okresie od realizacji zadań w określonych okresach sprawozdawczych,
• zgodności zakresu umów zawartych z wykonawcami z dokumentacją,
• sposobu monitorowania osiągania celów projektu, w okresie realizacji zadań,
• wiarygodności sprawozdań z realizacji zadań ze stanem faktycznym, tj. m.in. weryfikacja zgodności danych przekazywanych we sprawozdawczości,
• realizacji zakładanych poziomów wskaźników w okresie realizacji zadań,
• wdrażania zaleceń po przeprowadzonych kontrolach zakwalifikowania wydatków z nimi związanych (jeżeli takie były stwierdzone),
• sposobu monitorowania osiągania celów, w okresie realizacji zadań,
• realizacji zakładanych poziomów wskaźników, w okresie realizacji zadań w okresach sprawozdawczych,
• oceny innych wskaźników, jeżeli miały wpływ na realizację zadań (rentowości, racjonalności i gospodarności), w okresie realizacji zadań w poszczególnych okresach sprawozdawczych.

Analiza dokumentów dotycząca zgodności realizacji zadań i zarządzania środkami publicznymi, jeżeli Małopolska Sieć LGD takimi dotacjami na realizację zadań publicznych dysponowała na podstawie art. 4 ustawy o finansach publicznych.

Kryteria i dokumenty: wytyczne ustanawiające przepisy ogólne dotyczące realizacji zadań przez stowarzyszenie:

10. Finansowa realizacja zadań w okresach sprawozdawczych, analiza dokumentów  w zakresie:

• ewidencjonowania dokumentów zgodnie z zasadami,
• oznaczania i identyfikowania segregatorów i dokumentów w ich kompletowanych,
• znakowania dokumentów wewnętrznych i zewnętrznych,
• sprawdzenia procedur zarządzania środkami finansowymi zapewniającymi rzetelną i terminową realizację i dokumentowanie operacji,
• sprawdzenia, czy procedury wewnętrzne Zamawiającego (Beneficjenta) gwarantują rzetelność podejmowanych decyzji oraz ich zgodność  z dokumentami źródłowymi, ewidencją księgową,
• badania poprawności księgowania (zgodność z zakładowym planem kont oraz z zapisami w ewidencji księgowej oraz treścią dokumentów źródłowych, posiadanie ewidencji księgowej),
• sprawdzenia zgodności sprawozdań z realizacją zadań,
• oceny prawidłowości i wiarygodności poniesionych faktycznie wydatków. Zasadność, celowość i oszczędność, zgodne z zapisami w planach finansowych, w terminie realizacji zadań, nie odbiegające od cen w regionie, przekazane na rachunki wykonawców wskazane w umowach,
• kontroli formalnej faktur i ich zgodności z zapisami umów z wykonawcami,
• weryfikowania kwalifikowalności poniesionych wydatków                                (na reprezentatywnej próbie oryginałów dokumentów księgowych wykazujących ich poniesienie),
• sprawdzenia sposobu dokumentowania wydatków (opis dokumentów księgowych) oraz ujęcia ich na wyodrębnionym rachunku bankowym wyszczególnionym w planie kont Beneficjenta,
• badanie zgodności kwot wynikających z zestawień dokumentów rozliczeniowych z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowane,
• kontroli zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia             29 września 2009r. o rachunkowości (tj. Dz. U. z 2013r., poz. 330 z późn. zm.)
• sprawdzenia, czy prowadzona ewidencja wydatków, ewidencja przychodów dla projektów zgodnie z zasadami określonymi dla programu,
• statusu podatkowanego Zamawiającego (Beneficjenta),
• sprawdzenia kwalifikowalności prawa podatkowego stwierdzającego możliwość odzyskania podatku VAT w zakresie realizowanych zadań,
• sprawdzenia utrzymywania przez Zamawiającego (Beneficjenta) odrębnego systemu księgowego dla odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z realizacją zadań przez stowarzyszenie.

Badanie poprzez sprawdzenie i porównanie zgodności.

11. Test rzeczywisty. Analizy wiarygodności określonych informacji, sprawozdania, sprawdzenie nadzoru nad realizacją zadań i tworzonymi dokumentami sprawozdawczymi, w tym rzeczowa realizacja zadań. Wizyta w miejscach realizacji zadań w okresie realizacji zadań w miarę potrzeb.

• Sprawozdanie funkcjonowania, przekazywanie informacji. Tworzenie sprawozdawczości, wniosków z użytkowania, w tym przydatności majątku, analiza i podejmowanie działań w sprawie przewidywania możliwości wystąpienia ryzyka. Sprawdzenia funkcjonowania, przekazywanie informacji. Tworzenie sprawozdawczości, analiza i podejmowanie działań w sprawie przewidywania możliwości wystąpienia ryzyka. Metody ich ograniczenia, kryteria. Sprawdzenie dotyczy:

• zgodności realizacji zadań,
• potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działalności,
• porównywanie informacji w różnych dokumentach, ich zgodności w całych procesach realizowanych zadań,
• metody ich ograniczenia, kryteria w okresie realizacji zadań przez stowarzyszenie,
• zgodności realizacji zadań z dokumentacją powykonawczą, protokołami odbioru robót, protokołami odbioru zakupionego sprzętu, jeżeli został  w ramach podejmowanych działań zakupiony,
• potwierdzenia prawidłowości prowadzenia działań promocyjnych i informacyjnych,
• porównywanie informacji w różnych dokumentach, ich zgodności w całych procesach realizowanych zadań. Analiza treści w przejściowych świadectwach płatności. Zapisy w umowach z podwykonawcami jeżeli taki sposób realizacji zadań był stosowany,
• porównanie dokumentów z procesami realizowanych zadań.

Badania pełne. Mogą być stosowane progi informacji o poziom ufności: 0-100. Porównywanie sprawozdań z odpowiednimi dokumentami źródłowymi (faktury, protokoły odbioru itp.). Rzeczywista realizacja zadań w okresie realizacji. Rozmowy audytorów z pracownikami uczestniczącymi w procesach realizowanych zadań w okresach sprawozdawczych poddanych analizie. Rozmowy o dokumentach i na podstawie dokumentów.

III. Termin wykonywania usługi:

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 04.05.2017 r. do 09.06.2017 r.

IV. Miejsce przeprowadzenia audytu:

Audyt należy przeprowadzić w biurze Zamawiającego tj.: 32-340 Wolbrom, ul. Skalska 20

V. Opis sposobu wykonywania oferty:

Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.

Oferta powinna:

- zawierać nazwę oferenta,

- być opatrzona pieczątką firmową,

- posiadać datę sporządzenia,

- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP

- być podpisana przez wykonawcę.

VI. Miejsce oraz termin składania ofert:

1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem: listownie za pośrednictwem Poczty Polskiej lub dostarczona osobiście na adres Zespołu ds. Audytu powołanego na Nadzwyczajnym Walnym Zebraniu Małopolskiej Sieci LGD w Bukowinie Tatrzańskiej  w dniu 24.03.2017 r. tj.:

Stowarzyszenie LGD „Podbabiogórze”, ul. Mickiewicza 19, 34-200 Sucha Beskidzka

w terminie od dnia 11.04.2017 r. do dnia 25.04.2017 r. do godz. 16.00

2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferent może przed upływem terminu zmienić lub wycofać ofertę.
4. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących złożonych ofert.
5. Złożenie Oferty nie jest równoznaczne z zawarciem umowy.
6. W toku badań i oceny złożonych ofert, Zamawiający może żądać od Oferenta wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.
7. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia konkursu ofert bez podania przyczyny.

VII. Ocena ofert:

1. Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:

Cena – 100%

VIII. Informacje dotyczące wyboru najkorzystniejszej oferty:

O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi oferentów telefonicznie lub e-mailowo.

IX. Załączniki:

Wzór formularza ofertowego.

Zamówienie będzie udzielone zgodnie z zasadą konkurencyjności i nie podlega przepisom ustawy o Prawo Zamówień Publicznych. Zapytanie jest wysyłane do potencjalnych oferentów, oraz zamieszczane na stronach internetowych  Członków Małopolskiej Sieci LGD, celem wybrania najkorzystniejszej oferty. Zapytanie ofertowe służy rozeznaniu rynku i nie zobowiązuje Stowarzyszenia do złożenia Zamówienia.

Strona główna